Arbeiten unterwegs online

019 – Reisen und Arbeiten mit der Cloud – die digitale Unabhängigkeit

Immer wieder taucht der Begriff Cloud oder Wolke im Zusammenhang mit online Arbeiten oder EDV auf. Für viele ist das noch ziemlich fremd, obwohl sie es bereits nutzen ohne das zu wissen.

E-Mails schreiben und lesen, Onlinebanking, sich auf einer Website anmelden oder Daten wie Fotos oder Videos austauschen. Das ist alles bereits in der Cloud ohne dass die meisten Menschen das realisieren.

Cloud oder Wolke bedeutet nichts anderes, als dass unsere Daten auf Servern, die online erreichbar sind liegen. Dabei sind sie mehr oder weniger gut gesichert und wir können von jedem Punkt der Welt darauf zugreifen.

Die Post

liegt auf den Servern des e-Mail Anbieters, das Geld auf meinem Bankkonto ist online erreichbar. Die Bestellungen beim Einzelhandel liegen im Kundenbereich des Webshops. Die Urlaubsfotos schauen meine Freunde bei Facebook in Echtzeit an.

Für mich als Mensch, der viel auf Reisen ist und online arbeitet sind das natürlich paradiesische Bedingungen.

Meine geschäftlichen Daten sind online. Das „Warenlager“, also Produkte wie eBooks und online Video-Seminare sind auf meinen Webservern, die Videos befinden sich bei Video-Plattformen wie YouTube oder Vimeo. Erreichbar sind sie nur über meinen passwortgeschützten Mitglieder-Bereich.

Mein Verkäufer ist die Website und die Kommunikation mit Interessenten und Kunden übernimmt ein eMail Service, der die Adressen meiner Kunden sicher verwaltet.

Aber was hat die Cloud für einen Reisenden alles zu bieten und wie bekommst Du deine Daten sicher dort hin ohne dass Unbefugte darauf zugreifen? Dazu will ich hier einige Tipps geben.

Ich habe in den letzten Jahren fast alles, was ich auf der Festplatte hatte in diverse online Speicher hochgeladen. Man kann ja heute fast alles digitalisieren. Ob Rechnungen, Bücher, Musik, Fotos oder Videos, der Trend zur Digitalisierung ist nicht aufzuhalten.

Fangen wir doch beim Post-Eingang an, also beim Papier. Es gibt Services, in manchen Ländern sogar direkt bei der Post (Schweiz und Spanien), die das Digitalisieren von eingegangenen Briefen anbieten. Man bekommt eine ganz normale Postfach-Adresse und eingehende Briefe werden direkt geöffnet, eingescannt und per eMail weiter an den Empfänger geliefert. Schon sind wir beim nächsten Thema, der

eMail.

Jetzt wird es ein bisschen technisch 🙂 Um die eMails abzurufen gibt es die Protokolle POP und IMAP. Früher als Speicherplatz noch teuer war hat das eMail Programm die Mails über POP3 vom Server abgerufen, auf der Festplatte gespeichert und direkt danach vom Server gelöscht. Das hat zur Folge, dass der wertvolle Speicher des eMail Servers durch den Abruf geleert wird. Nun kann man allerdings nicht mehr mit einem zweiten Rechner auf die Mails zugreifen. War der Rechner beziehungsweise die Festplatte weg oder kaputt galt das ebenso für die Mails.

Durch IMAP wurde das gelöst, hier liegen die eMails auch nach dem Abruf durch den Benutzer auf dem Server. Außerdem wird die Struktur des Posteingangs gespiegelt, also eMails, Ordner und Filter sind mit denen auf dem Rechner identisch. Mails werden lediglich nach dem Öffnen als gelesen markiert. So kann man per IMAP mit mehreren Geräten auf das Postfach zugreifen und hat immer die selben Inhalte und Ordner. Solange ich die Mail nicht lösche, bleibt sie auf dem Mailserver bestehen.

Optimales eMail Hosting

Was ist ein guter Anbieter, auf dem meine Mails sicher und auch gut für mich strukturiert bzw. zu finden sind? Ich benutze eMail seit Anfang der 1990 er Jahre und habe da schon einiges an Erfahrungen sammeln dürfen. Ich bin auf der einen Seite Mail-Schreiber und Empfänger wie die meisten Menschen. Aber auch Versender von Newsletters und Betreiber von Websites, die automatische Mails versenden. Dabei will ich die Mails erhalten, die für mich relevant sind aber unnötigen SPAM zuverlässig ausgefiltert wissen. Am Besten dafür ist meines Erachtens Googlemail, was auch gute Filter und eine optimale und schnelle Suchfunktion bietet. Automatische Nachrichten werden hier nicht automatisch als SPAM eingestuft, sondern in den Reiter „Benachrichtigungen“ verschoben. Bei vielen anderen Services werden solche Mails sogar vor dem Erreichen des Postfaches abgewiesen. Da immer mehr solche Mails generiert werden, zum Beispiel um online Zugangsdaten oder Kauf-Bestätigungen auszuliefern sind sie für den Empfänger aber wichtig.

Cloud-Büro

Daneben gibt es viele weitere Services bei Google, die allesamt Cloudbasiert sind und sogar kostenlos genutzt werden können. Der Google Kalender gehört ebenso wie Google Docs und Sheets zu meinen täglich benutzten Werkzeugen. Mit dem Kalender habe ich alle Termine auf allen meinen Geräten vom PC bis zum Smartphone parat.

Auch Google-Drive ist enthalten, 15 GB Datenspeicher in der Google-Cloud. Dazu gehören Docs und Sheets etc., die eine komplette Office-Lösung mit Textverarbeitung, Tabellen und Präsentationen bieten . Alle Daten liegen komplett online, können aber auch heruntergeladen werden.

Nebenbei haben wir mit Gmail und der Cloud-Office Lösung eine eMail Programm, eine Kalender-Software und eine Office Suite auf dem Rechner eingespart.

Selbstverständlich komme ich mit 15 GB lange nicht mehr aus. Deshalb und um ein zweites System zu haben habe ich meine anderen Daten bei Dropbox. Hier habe ich ein Jahresabonnement für ein Terrabyte Speicherplatz im Wert von 99,- €. Aber auch hier gibt es einen kostenlosen Plan, in dem man 2 GB nutzen kann und für Einladungen an Freunde weiteren Speicherplatz erhält. So kann man schnell auf 20 GB kommen. In dem Abo-Plan, den ich habe können gelöschte Dateien bis zu 30 Tage wiederhergestellt werden.

Der Zugriff auf die Daten erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung und funktioniert von allen Geräten, auch mit dem Smartphone. Dabei kann ich einzelne Verzeichnisse für andere freigeben, die dann nur lesen oder auch die Daten bearbeiten können, ganz wie ich das festlege.

Online-Banking

findet auch in der Cloud statt und sollte daher mit besonderer Vorsicht gehandhabt werden. Ich gehe nur über meine eigenen Verbindungen, also zu Hause oder über das Mobilnetz in mein Bankkonto. WLAN Verbindungen, die von allen Gästen genutzt werden sind mir zu unsicher. Das mindeste ist eine gesicherte Verbindung über eine Schutz-Software.

Außerdem ist es deutlich sicherer sich über eine Banking-Software einzuloggen, anstatt über den Browser. Das hat auch weitere Vorteile, ich kann mehrere konten abrufen, auch Kreditkarten, meine Buchungen auswerten und komfortabler damit arbeiten .

Als Software wird oft StarMoney empfohlen, nur leider nicht weil es besonders gut ist, sondern weil damit eine hohe Provision verdient werden kann. Ich bevorzuge Banking4 von Subsembly. Es braucht ca. ein Drittel des Festplattenplatzes und funktioniert auf Windows, Android, Mac sowie iPad/iPhone. Mit nur 19,95 EUR liegt auch der Preis bei einem Drittel davon. Dafür gefällt mir die Bedienung und die Listenansicht viel besser. Vor Allem die Auswertung funktioniert hier richtig und ordnet die Buchungen den passenden Kategorien zu. Außerdem lässt es sich auf mehreren Rechnern mit einer Lizenz betreiben. Banking4 arbeitet auch direkt mit der Cloud, den Daten-Tresor von Banking4 habe ich in der Dropbox und wenn ich den Rechner wechsle ist alles parat.

Passwörter

Sicher denkst Du jetzt daran wie Du Dir die ganzen Passwörter merken sollst, aber auch dafür ist gesorgt. Es gibt Passwort-Manager, die das alles organisieren. Ich brauche nur noch ein Master-Passwort um ihn zu öffnen und auf die gespeicherten über 800 Zugangsdatensätze zuzugreifen. Ich nutze derzeit mehrere Programme, weil sie für mich noch nicht perfekt sind. Empfehlen kann ich beide, wobei der eine der Kaspersky Passwort-Manager (Daten in der Cloud) ist und auch auf dem Smartphone läuft. Nur wenn ich Websites bearbeite, schreibt er mir immer ein nutzloses Script hinein. Deshalb nutze ich auf dem PC die Software Passwort-Depot, die Datei dazu liegt in meiner Dropbox. Komfortabler ist LastPass, allerdings wurde deren Website auch schon mal gehackt.

Thema Sicherheit

Datenschutz hat in der Cloud noch eine andere Dimension als wenn es nur um meine Adressdaten etc. geht. In diesem Fall geht es um persönliche Fotos, Dokumente und Geschäftsdaten. Daher setze ich mit meinen Cloud-Anbietern auf die Marktführer. Google und Dropbox sind hier die Platz-Hirsche und können sich zum Einen nicht leisten gehackt zu werden und zum Anderen die besten Programmierer beschäftigen, die sich um die Sicherheit kümmern. Mein Passwort-Depot und der Banking4 Daten-Tresor selbst sind zusätzlich passwortgeschützt. Außerdem kann ich mit Passwort-Depot auch andere Dateien in einen geschützten Tresor verwandeln.

Wichtig ist, dass man jeweils über eine sichere Verbindung arbeitet, also darauf achtet, dass „https“ vor der URL steht, wenn man sich einloggt.

Auch muss man für jeden Zugang ein separates schwer zu knackendes Passwort haben. Eine Mischung aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen gepaart mit einer gewissen Mindest-Länge ist hier angesagt. Also nicht „DasPasswortistgut“ sondern „D@5_Pa55w0rt_i5t_b355er“.

Für mich ist die Cloud sicherer als lokal auf der Festplatte gespeicherte Daten, weil ich immer mehrere Versionen einer Datei habe. Eine liegt auf der Festplatte und eine im online Speicher. Zusätzlich mache ich ein wöchentliches Backup auf eine externe Festplatte.

Wenn mein Rechner abhanden kommt, kann ich mit einem kleinen USB Stick, der meine Passwort-Datei und Passwort-Depot enthält in den Computerladen gehen und mir einen neuen Rechner kaufen. In ein oder zwei Stunden habe ich dann das Meiste wieder hergestellt. Es dauert nur eine gewisse Zeit, bis alle Daten heruntergeladen sind.

Mit Dropbox kann ich sogar einen Lösch-Auftrag für meine Daten auf dem verlorenen PC senden. Damit wird sobald er online ist mein Dropbox Inhalt gelöscht.

Lies auch meinen Beitrag „Unterwegs online mit dem Mobile WiFi Hotspot UMTS“.

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